Przyjmowanie i załatwianie spraw

1. KODEKSU POSTĘPOWANIA ADMINISTRACYJNEGO.

Art. 35. § 1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.

§ 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem

wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

§ 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej

- nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym - w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

§ 4. Organy wyższego stopnia mogą określać rodzaje spraw, które załatwiane są w terminach krótszych niż określone w § 3.

§ 5. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

------------------

(brzmienie art. wprow. ustawą z dnia 29 grudnia 1998 r. o zmianie niektórych

ustaw w związku z wdrożeniem reformy ustrojowej państwa, Dz. U. 98 r. Nr

162, poz. 1126)

2. ROZPORZĄDZENIA PREZESA RADY MINISTRÓW Instrukcja kancelaryjna dla organów powiatu. Dz. U. 98 r. Nr 160, poz. 107 /zm.: Dz. U. 99 r. Nr 102, poz. 1187 Dz. U. 2001 r. Nr 116, poz. 1243/

Rozdział VIII

Załatwianie spraw

§ 22. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

1) odręczną,

2) korespondencyjną,

3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu

pisma załatwiającego sprawę.

§ 23. 1. Załatwienie spraw może być:

1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania

wyjaśniającego,

2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej

istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez

wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione".

§ 24. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§ 25. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod

tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także

datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

§ 26. 1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i

stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej

z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy

przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego

załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami

referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do

podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz

z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi.

Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być

rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii

odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla

dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła

czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią

adnotacją.

3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest

uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) -

do podpisania.

§ 27. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy

zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

2) znak sprawy,

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,

6) treść pisma,

7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).

2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią

pisma),

2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią

pisma w lewej dolnej części arkusza.

3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze

następujące określenia:

1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania

czystopisu: "polecony", "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia",

"pilne", "poufne" itp.,

2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza - liczbę przesyłanych

załączników (Zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych;

na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer

załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),

3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej

strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być

poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez

przesłanie im kopii pisma,

4) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy

(Termin do dnia ...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do

jednostek organizacyjnych powiatu; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy

wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy

w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie

terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu

ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,

5) ewentualne wskazówki dla kancelarii.

4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze

i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

§ 28. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe,

należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącym

terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.

§ 29. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych

stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 5.

2. Zakres kompetencji starosty, wicestarosty i pozostałych członków

zarządu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa

regulamin organizacyjny urzędu.

3. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez starostę zamieszcza

się nad tekstem w lewym górnym rogu herb powiatu.

§ 30. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się

tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia

określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie

umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych

pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej

stosowania określają odrębne przepisy.

§ 31. 1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych

zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia

mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.

2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie

egzemplarzy wskazanej przez referenta.